El consistori és pioner en l’automatització de la tramitació d’expedients.
L’Ajuntament de Terrassa ha implementat un sistema de contractació pública electrònica que incorpora un nou procés de tramitació intern totalment automatitzat. D’aquesta manera, el consistori se situa a l’avantguarda de l’administració electrònica: no hi ha cap altra ciutat gran a Catalunya que hagi incorporat processos automatitzats de tramitació d’expedients.
A partir d’ara, totes les contractacions que fa l’Ajuntament amb tercers (proveïdors, adjudicataris d’obres i serveis, etc) es faran amb aquest sistema. Actualment s’està utilitzant per a determinats tipus de contractes i s’anirà implantant progressivament amb la intenció que estigui funcionant al 100% l’any vinent.
El nou sistema comporta un important estalvi de recursos per a l’Ajuntament i per als contractants, i agilitza molt les gestions: tota la tramitació dels contractes municipals (anunci, presentació de documentació per part dels licitadors, avaluació, adjudicació, signatura del contracte) es fa informàticament. Els documents aportats o generats durant el procés són sempre digitals, de manera que no cal imprimir res, amb el consegüent estalvi de paper, tinta i energia. L’Ajuntament de Terrassa signa cada any entre 800 i 900 contractes, de manera que s’evitarà imprimir desenes de milers de pàgines de documentació.
A més, d’aquesta manera s’eviten molts desplaçaments: els licitadors no han de portar documents a l’Ajuntament ni han de signar físicament els contractes, i el personal municipal no ha de traslladar documents d’un departament a un altre per a fer la tramitació. Tot això, juntament amb els diferents recursos d’Internet de què disposen els serveis municipals, fa que la tramitació d’una licitació es redueixi a la meitat de temps i, en alguns casos, s’escurci fins a un 85%. Finalment, també s’estalviarà espai perquè no caldrà arxivar documents en paper.
Tot això comportarà importants beneficis per l’Ajuntament, que d’aquesta manera estalviarà hores de treball i diners que es podran destinar a altres necessitats, i sobretot per les empreses i els professionals que tracten amb el consistori.
Eines telemàtiques ràpides i segures
El nou sistema es basa en un programari dissenyat específicament per a la gestió dels expedients, únic a Catalunya, a més de tota una sèrie de recursos d’Internet que els serveis municipals de contractació ja utilitzaven en major o menor grau:
El perfil de contractant de l’Ajuntament, un servei de la Seu Electrònica de l’Ajuntament de Terrassa que garanteix l’accés públic a la informació relativa a tota l’activitat contractual de l’Ajuntament. La mateixa Seu Electrònica permet que les empreses licitadores presentin per mitjans electrònics les seves ofertes.
El Registre Electrònic de Licitadors, que permet a l’Ajuntament comprovar les condicions d’aptitud de les empreses, capacitat tècnica i professional, solvència, etc.
L’Extranet de les Administracions Catalanes, on l’Ajuntament pot obtenir informació actualitzada sobre el compliment de les obligacions tributàries i amb la Seguretat Social per part dels licitadors.
La Plataforma Electrònica de Contractació de les Administracions Públiques, una eina que ofereix Localret, que permet fer subhastes online. Terrassa va ser la primera ciutat a fer-la servir i fins ara s’ha utilitzat per a contractar subministrament elèctric i per adquirir material d’oficina i servidors informàtics, entre altres.
Els sistemes de notificació electrònica.
Difusió dels recursos electrònics
El nou sistema de contractació, com altres eines digitals de gestió i atenció ciutadana de l’Ajuntament de Terrassa, comporta importants avantatges pels usuaris, però cal que aquests els coneguin i, en alguns casos, que facin alguna gestió prèvia per a poder-los utilitzar, com ara obtenir la signatura electrònica. Per aquest motiu, el consistori porta a terme diferents accions de difusió dels recursos digitals municipals. Entre el febrer i l’abril d’enguany el consistori va organitzar quatre jornades sobre administració electrònica per a col·lectius específics: empresaris, advocats, professionals tècnics (arquitectes, enginyers i aparelladors) i entitats ciutadanes. Les sessions van tenir molt d’èxit i l’Ajuntament vol organitzar una nova sèrie de jornades durant el 2012.
L’any 2010 es van realitzar 15.002 tràmits a través de la Seu Electrònica, però l’objectiu és que aquesta xifra vagi creixent a mida que la ciutadania i els professionals coneguin les eines tecnològiques que l’administració posa al seu abast. Actualment, a través de la web municipal www.terrassa.cat es poden resoldre més de 300 tràmits durant les 24 hores del dia.
